Comment éviter d'être relancé plusieurs fois par un solliciteur?

Introduction

Les sollicitations commerciales sont une réalité pour les professionnels de tous les secteurs. Que ce soit par téléphone, par e-mail ou via les réseaux sociaux, les sollicitations peuvent rapidement devenir envahissantes. Si certaines propositions peuvent être intéressantes, la majorité ne correspond pas toujours aux besoins immédiats. Cela entraîne des relances multiples, perturbant votre productivité et ajoutant du stress inutile. Heureusement, il existe des méthodes efficaces pour gérer ces sollicitations de manière proactive et éviter d'être constamment relancé.

Comprendre la Nature des Sollicitations

Avant de mettre en place une stratégie pour gérer les sollicitations, il est crucial de comprendre leur nature. Les sollicitations commerciales peuvent provenir de différentes sources :

- **E-mails non sollicités** : Les e-mails de prospection envoyés à froid.

- **Appels téléphoniques** : Les appels des commerciaux cherchant à présenter leurs produits ou services.

- **Messages sur les réseaux sociaux** : Sollicitations via LinkedIn, Twitter, ou autres plateformes.

- **Courriers postaux** : Bien que moins courants, certains commerciaux envoient encore des brochures ou des lettres.

1. Mettre en Place une Communication Claire

La première étape pour éviter les relances multiples est de mettre en place une communication claire et concise dès le premier contact. Voici quelques conseils pour y parvenir :

Répondre Rapidement et Poliment

Même si la sollicitation ne vous intéresse pas, il est important de répondre rapidement et poliment. Ignorer les messages peut être perçu comme une incitation à relancer. Une réponse brève et respectueuse indiquant que vous n'êtes pas intéressé peut souvent suffire.

**Exemple** :

"Bonjour [Nom],

Merci pour votre message. Après avoir examiné votre proposition, je ne pense pas que cela corresponde à nos besoins actuels. Je vous remercie de votre compréhension.

Cordialement,

[Votre Nom]"

Être Direct et Ferme

Il est crucial d'être direct dans votre réponse. N'hésitez pas à exprimer clairement votre manque d'intérêt et à demander à ne pas être recontacté à ce sujet.

**Exemple** :

"Bonjour [Nom],

Merci pour votre message. Nous ne sommes pas intéressés par [produit/service] et nous vous prions de ne plus nous relancer à ce sujet.

Cordialement,

[Votre Nom]"

2. Utiliser des Réponses Automatisées

Pour gérer efficacement les sollicitations par e-mail, envisagez d'utiliser des réponses automatiques. Ces réponses peuvent être programmées pour envoyer un message prédéfini lorsque vous recevez un e-mail de prospection.

Configuration des Réponses Automatiques

Les plateformes de messagerie, telles que Gmail ou Outlook, permettent de configurer des réponses automatiques. Voici un exemple de réponse automatique :

**Exemple** :

"Bonjour,

Merci pour votre message. Nous ne sommes pas intéressés par les nouvelles propositions commerciales pour le moment. Si vous avez des informations importantes à partager, veuillez les envoyer à [adresse e-mail dédiée].

Cordialement,

[Votre Nom]"

3. Utiliser des Filtres et des Blocs

Les outils de messagerie modernes offrent des fonctionnalités de filtrage et de blocage efficaces. Vous pouvez configurer des filtres pour diriger automatiquement les e-mails de prospection vers un dossier spécifique ou les marquer comme spam.

Configuration des Filtres

Voici comment configurer des filtres dans Gmail :

1. Ouvrez Gmail.

2. Cliquez sur l'icône de la roue dentée et sélectionnez "Voir tous les paramètres".

3. Allez à l'onglet "Filtres et adresses bloquées".

4. Cliquez sur "Créer un filtre".

5. Saisissez les critères du filtre (par exemple, les mots clés couramment utilisés dans les e-mails de prospection).

6. Sélectionnez l'action à entreprendre (par exemple, archiver, supprimer ou marquer comme spam).

4. Utiliser une Plateforme pour Gérer les Sollicitations

Utiliser une plateforme dédiée comme BIZGATE peut être une solution efficace. BIZGATE permet de centraliser toutes les sollicitations et de les gérer de manière systématique. Voici comment cela peut aider :

Facturer les Sollicitations

En utilisant une plateforme comme BIZGATE, vous pouvez facturer les rendez-vous avec les sollicitateurs. Cela dissuade ceux qui ne sont pas sérieux et réduit le nombre de sollicitations.

Réorientation des Sollicitations

BIZGATE permet également de rediriger les sollicitations vers une adresse e-mail dédiée où elles peuvent être triées et évaluées plus tard, évitant ainsi les interruptions constantes.

5. Former et Informer Votre Équipe

Si vous travaillez en équipe, il est essentiel de former tous les membres sur la manière de gérer les sollicitations. Créez des scripts de réponse standardisés et assurez-vous que tout le monde connaît la politique de l'entreprise en matière de prospection.

Script de Réponse Standard

Créez un script de réponse standard que votre équipe peut utiliser. Cela garantit que les sollicitations sont traitées de manière cohérente et professionnelle.

**Exemple** :

"Bonjour [Nom],

Merci pour votre message. Nous avons une politique stricte concernant les propositions commerciales et nous ne sommes pas en mesure de répondre favorablement à votre demande. Nous vous remercions de votre compréhension.

Cordialement,

[Votre Nom]"

6. Créer une Page de Politique de Sollicitation

Une autre méthode proactive consiste à créer une page sur votre site web qui détaille votre politique de sollicitation. Indiquez clairement que vous ne répondez pas aux sollicitations non sollicitées et fournissez des instructions sur la manière dont les propositions devraient être soumises si elles sont vraiment pertinentes.

**Exemple de Contenu pour la Page de Politique de Sollicitation** :

"Merci de votre intérêt pour notre entreprise. Veuillez noter que nous ne répondons pas aux sollicitations non sollicitées. Si vous avez une proposition que vous pensez pertinente, veuillez la soumettre via notre formulaire de contact en fournissant des détails complets. Nous examinerons les propositions qui répondent à nos critères spécifiques et nous vous contacterons si nous sommes intéressés."

7. Utiliser des Outils de Gestion des Contacts

Des outils de gestion des contacts comme CRM peuvent aider à suivre et à filtrer les sollicitations. Ces outils permettent de centraliser toutes les communications et de définir des règles pour la gestion des e-mails entrants.

Configuration des Règles de Gestion

Avec un CRM, vous pouvez configurer des règles pour identifier et filtrer automatiquement les e-mails de prospection. Vous pouvez également attribuer des étiquettes pour organiser les sollicitations et les gérer plus efficacement.